Las facturas son unos de los documentos principales en la vida de los trabajadores autónomos. Antes de nada lo primero que debes saber cómo trabajador autónomo es la normativa aplicable en el reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre), que desde enero de 2013 introdujo novedades importantes que más abajo explicamos.

¿Cuándo se debe emitir una factura?

Todo empresario o profesional autónomo está obligado a expedir y entregar factura, u otro justificante, por las operaciones que se realizan durante la actividad. Además siempre se debe conservar una copia del documento que se entregue.También es obligación del autónomo conservar todas las facturas que se reciban de otros empresarios o profesionales.

Es obligación del autónomo que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitir y conservar las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleva la actividad (la obligatoriedad se entiende además a aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.

También el autónomo está obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesionalque actúe como taly cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Sin embargo, en algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es necesario emitir facturas, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan fundamental a las operaciones con particulares:

• Operaciones exentas de IVA.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

¿Cuál es el contenido que debe tener una factura?

Aunque las facturaspueden tener aspectos muy diferentes, todas han de contener una serie de datos mínimos para que el documento sea válido. Así, es imprescindible que aparezcan los siguientes datos:

• Número de factura y, en su caso, serie. Que servirá para su identificación. La numeración de las facturas dentro de cada serie correlativa. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas. Por norma general se inicia una serie nueva para cada año.
• Fecha en la que se realiza.
• Nombre, domicilio y NIF) tanto de la persona que emite la facturacomo de aquélla a la que va dirigida.
• Descripción de los servicios prestados por los que se emite la factura, así como el importe de los mismos.
• Tipo de IVAy del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPFigualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales.
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
• El importe total a pagar.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Plazo para remitir una factura.

Por norma general, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento. En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Duplicados de las facturas.

En principio sólo puedes expedir un original de cada factura o documento sustitutivo. Aunque se permiten hacer duplicado, pero debe de contener la expresión “duplicado” que tendrá la misma eficacia que la factura o documento sustitutivo original, en dos casos:

• En los supuesto de pérdida del original por cualquier causa.
• Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. Para este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.