La factura electrónica, factura digital o factura telemática (o e-factura) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. Sin lugar a duda es el modelo de factura que prevalecerá en breve, debido a la creciente importancia de la utilización de tecnologías y la búsqueda de una mayor fiabilidad, seguridad y comodidad, está provocando que cada vez sea más frecuente el uso de la misma.

El reglamento que regula las obligaciones de facturación se recoge en el Real Decreto 1619/2012, en vigor desde el 1 de Enero de 2013, la factura electrónica recibe el mismo tratamiento que la factura en papel.

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante unafirma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Formatos que puede utilizar la factura electrónica

Cuando hablamos de formato de la factura nos referimos al fichero que soporta el contenido legal de la factura.

Se pueden usar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.

Los formatos que se sueles utilizar con más frecuencia son:

• PDF:  se suele usar cuando el destinario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.
• XML: este formato es el que usa la Agencia Tributaria, facturae.
• EDIFACT: se suele usar cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, y el  destinario suele ser una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de forma que los datos entran automáticamente en el ordenador del receptor.

Ventajas de la facturación electrónica

La factura electrónica tiene las siguientes ventajas:

• Ahorro de costes.
• Mejora de la eficiencia.
• Integración con la aplicaciones de gestión internas, de la empresa.
• Optimización de la tesorería.
• Obtención de información en tiempo real.
• Reducción de tiempos de gestión.
• Agilidad en la toma de decisiones.
• Administración y contabilidad automatizadas.
• Disminución de costes de los documentos en papel.
• Control de acciones erróneas.
• Uso eficaz de los recursos financieros.
• Flujos de transacciones agilizados.
• En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.